提到“搬办公室”，大家一定会想到许多琐事：公文档案、办公设备、电脑打印机、电话网线、还有水电费账单等等。但实际上，一个有效高效的办公空间还关乎员工之间的沟通交流、对工作的积极投入、乃至整体团队的目标协作。因此，当公司需要搬办公室时，一定要多考虑这些细节方面。
而面对诸多方面的细节，解决方案则显得更简单：把每个方面先列个清单，然后逐个逐个完成。首先，整理好文件：将所有必须保留的文件逐个打印、编号、归类，并标注出来源、相应版本、更新时间等基本信息，以便找回后准确使用。在新办公室，最好再增加一个柜子、一个文件夹、一个备用硬盘，任何资料都要有备份，以避免文件遗失等状况。
接下来考虑如何将设备顺利迁移。首先确认哪些设备需要搬。比如，电脑、打印机、电话机一般都不需要更换，那么就需要搬迁到新办公室。公司可以先将这些设备进行备份拍照和记录其位置和状态，如屏幕和外设是否损坏、容易导致管理电脑访问路径和软件是否需要有更新等。然后标记和拆卸设备，并将其进行小心的封装。一般而言，电脑、打印机等会被分别放置在一个标志明显的位置上，以免混淆。
在整理好文件和设备之后，还有一个重点问题：水电费和网络账单。在搬到新的办公室之前，公司可以先提前联系新的供应商，了解其价格和对应服务内容，然后看合同中该区域关于水电费的相关规定，比如缴费方式、缴费地址、费用支出的上限等等。此外，也可以在商务园区或物业管理中心查看外部公共事业网比如，在今天企业办公区搬迁物业园区，如果是在新建楼宇内部的办公室，则不需要想应急办法来解决这个问题。
最后，千万不要忘记团队沟通交流。在搬迁之前，大家应该建立离职的个人文件和新的管理信息库，有明确、可操作的日常管理细则和机制。在搬迁过程中，应该建立工作沟通小组，交流有关搬迁的细节和沟通（如谁将负责什么，谁将负责清明线路），以便顺畅地解决问题。在搬迁后，还应该举办一个简单的团建活动，加深团队之间的交流和感情，从而促进员工与公司之间的合作。
在这些细节方面都得以仔细安排后，当天搬迁也就会变得相对轻松。新的办公室环境中，清晰有序，团队成员之间协作默契。顺利完成搬迁的公司，会更有效率，同时也将因此得到城市如此美妙而远离繁忙都市的办公空间。
