办公室文具和文件分类合理分配，是提高办公效率的关键之一。尤其对于常用的复印文件而言，放置位置的要求更为重要。
一、放置位置原则
1.就近原则。复印件放置在离使用频率频繁的位置较近处， 方便员工随时拿取和归档。
2.合适性原则。根据文件的大小和形状，选择合适的存放位置，防止文件混乱、遗失或者被误放。
3.有序原则。复印件放置位置上需要养成有序的放置习惯，指定具体的存放位置，遵从统一的归档方式，以免文件找不到、浪费时间。
二、常见放置位置
办公室复印件放置位置需根据公司实际情况来确定，以下为一般情况下的放置位置：
1.备份文件柜。备份文件柜是存储公司数据及文件的重要设备，适合存放一些重要的复印文件。备份文件柜一般位于办公室内部，较为安全、整洁。
2.文件架。文件架适合放置一些常用的复印文件，如人事档案、合同、财务文件等。文件架应以横向或竖向排列，并为其编号以做归档之用。
3.办公桌上。有些机构或岗位，一些文件是需要随时使用的，这种情况下可以把常用的复印件放到办公桌上，以方便员工随时使用。
4.电子档案。随着信息化的快速发展，电子档案的管理方式也走向成熟。部分公司已经将一部分文件数字化，便于查找和管理。但在此还需对电子档案进行分类、整理等操作。
三、复印件管理流程
随之而来的，便是规范的复印件管理流程：
1.文件出现购买、变动需求时，应在设定的使用范围内确立购置或更改流程。
2.购置后的文件，必须进行送“编码、分类、电子档案化”等必要的处理。
3.各类文件按类别分列、标识，整理在相应的存储区域内。
4.文件资料需经过管制、审批后，才可被取出、被复制。
5.所有复印件必须在文件管理系统中备案，做到文件有款项、有编号、有档案。
结语
以上提及的是一般的文件和办公文具的管理方式，个别公司或工作环境因素不同，管理方式也需有所改变。只有将台账管理做好，才能在管理过程中提高工作效率，减少出错率，同时也能避免因为管理不当而导致的一些不必要的费用。企业及员工应理性看待文件管理的必要性，尽量领悟文件管理的优点，优化节约归档管理。
